5 τρόποι να οργανώσεις καλύτερα την ηλεκτρονική σου αλληλογραφία - AllYou.gr

Search

5 τρόποι να οργανώσεις καλύτερα την ηλεκτρονική σου αλληλογραφία

Χρήσιμες συμβουλές για παραγωγικά κορίτσια!

> ΕΓΩ ::
14 Ιανουαρίου 2015

Τα e-mails φτιάχτηκαν για να κάνουν την γραπτή επικοινωνία μας πιο εύχρηστη. Όμως, με τον ίδιο τρόπο που μπορούν να μας εξυπηρετήσουν μπορούν πολύ γρήγορα να μας παρασύρουν κάτω από ένα βουνό αναπάντητων μηνυμάτων και υποχρεώσεων, στα οποία, αν δεν είμαστε αποτελεσματικές, δεν θα καταφέρουμε να βάλουμε τάξη με τίποτα.

Το να οργανώσεις την αλληλογραφία σου (και μαζί με αυτή και τον χρόνο σου στο γραφείο) είναι πιο απλό απ' όσο δείχνει αρκεί να ακολουθήσεις προσεκτικά μερικά απλά βήματα, που θα κάνουν τη ζωή σου πιο εύκολη. Κάθε φορά λοιπόν που βλέπεις το μαγικό φωτάκι με τα Εισερχόμενα να αναβοσβήνει μείνε ψύχραιμα και πράξε... αναλόγως.

1. Aπάντησε μόνο σε συγκεκριμένες ώρες:  Είναι καλό να τσεκάρεις συχνά τον λογαριασμό των e-mails σου για επείγοντα πράγματα που πρέπει να φροντίσεις αμέσως, μην χάνεις όμως χρόνο απαντώντας σε οτιδήποτε έχεις λάβει καθ' όλη τη διάρκεια της ημέρας. Όρισε συγκεκριμένες ώρες, κάποια στιγμή το πρωί, κάποια το μεσημέρι και κάποια το απόγευμα, ώστε να τακτοποιείς τις εκκρεμότητες σου μαζεμένες. Αν ασχολείσαι συνεχώς με την αλληλογραφία σου και πολύτιμο χρόνο ξοδεύεις αλλά και χαλάς την συγκέντρωση σου σε αυτό που κάνεις.

2. Διάλεξε τα σημαντικά: Mάθε να ξεχωρίζεις τα πραγματικά σημαντικά μηνύματα από αυτά που μπορούν να απαντηθούν και αργότερα. Και λέγοντας σημαντικά εννοούμε τις περιπτώσεις εκείνες που κάποιος συνάδελφος ή συνεργάτης χρειάζεται άμεσα τη βοήθεια σου για να προχωρήσει τη δουλειά του ή τις περιπτώσεις εκείνες που έχει προκύψει κάποιο πρόβλημα, το οποίο πρέπει να επιλυθεί γρήγορα. Εάν δεν προλαβαίνεις με τίποτα να απαντήσεις κατευθείαν σε ένα τέτοιο e-mail φρόντισε να το μαρκάρεις με αστεράκι, ώστε να είσαι σίγουρη ότι δεν θα ξεχάσεις να το κάνεις λίγο αργότερα.

3. Στείλε e-mail μόνο για τα επείγοντα: Προσπάθησε να επικοινωνείς μέσω e-mail μόνο τα ζητήματα εκείνα που έχουν να κάνουν με διαδικαστικά θέματα. Το να πιάσεις τεράστια συζήτηση για τις καινούργιες σου ιδέες πάνω σε ένα νέο project ή να διαφωνήσεις με κάποιον συνάδελφο ως προς το πως μπορείτε να οργανώνετε καλύτερα την δουλειά σας, θα σε οδηγήσει τόσο σε χάσιμο χρόνου όσο και στον κίνδυνο να παρεξηγηθείς χωρίς να το θέλεις. Πολύ συχνά, αυτά που λέμε στον γραπτό λόγο μπορούν να διαβαστούν διαφορετικά από τον παραλήπτη με αποτέλεσμα να βγουν από τα όσα λες τα λάθος συμπεράσματα. Αν λοιπόν έχεις κάτι σημαντικό να συζητήσεις είναι πολύ καλύτερα να περιμένεις να το κάνεις στο επόμενο μίτινγκ όπου όχι μόνο θα έχεις περισσότερο χρόνο και άνεση να διατυπώσεις τα επιχειρήματα σου αλλά οι άλλοι θα σε βλέπουν στα μάτια και θα ακούν τον τόνο της φωνής σου πράγμα πολύ σημαντικό προκειμένου να καταλάβουν πως ακριβώς εννοείς αυτά που λες. 

4. Αγάπησε την αρχειοθέτηση: Κρατώντας όλη σου την αλληλογραφία στον φάκελο με τα Εισερχόμενα ένα είναι το σίγουρο: κάποια στιγμή θα χάσεις κάτι σημαντικό. Γι' αυτόν το λόγο, φτιάξε ξεχωριστούς φακέλους για το κάθε θέμα. Όχι μόνο για τη δουλειά αλλά και για τα προσωπικά σου ενδιαφέροντα. Δεν θέλεις το e-mail της κολλητής σου με τις φωτογραφίες από την τελευταία σας εκδρομή να καταλήξει κατά λάθος στον φάκελο με τα Απορρίμματα, έτσι δεν είναι; Επίσης μην ξεχνάς να διαγράφεις αυτά που δεν χρειάζεσαι. Ε- mails είναι, δεν είναι γραμματόσημα να τα κάνουμε συλλογή.

5. Γίνε σύντομη: Φρόντισε οι απαντήσεις σου να είναι τέτοιες ώστε να βοηθάνε πραγματικά τον άλλον κι όχι να τον μπερδεύουν. Προσπάθησε να είσαι συγκεκριμένη σε αυτά που γράφεις και να μην βγαίνεις εκτός θέματος, όταν σου θέτουν κάποια ερώτηση. Ακόμη, μην ξεχνάς να ευχαριστείς κάποιον που σε βοηθάει σε κάτι μέσω e-mail όσο βιαστική κι αν είσαι εκείνη τη στιγμή. Τέλος, πάντα να φροντίζεις ο άλλος να γνωρίζει ότι έλαβες αυτό που σου έστειλε και ότι σκοπεύεις να το διευθετήσεις το συντομότερο δυνατό. Ένα απλό «Σύμφωνοι» ή  «Εντάξει» δεν θα σου πάρει παραπάνω από μισό λεπτό είναι όμως σημαντικό για το σωστό follow up στην επικοινωνία σου.

Hot αυτή τη στιγμή!

ΜΟΔΑ

Το look που θα σε πείσει να φορέσεις ένα βελούδινο slip φόρεμα

Συνδύασε δύο τάσεις μαζί και δεν θα χάσεις!
ΣΧΕΣΕΙΣ

Τι «κρύβει» η λατρεία του για το πλούσιο μπούστο

Η συμπεριφορά των αντρών απέναντι στις γυναίκες κρίνεται από τη διαφορά... στήθους, τονίζουν βρετανοί ερευνητές.
ΣΠΙΤΙ

Το χρώμα του 2017 είναι μια ωδή στις νέες αρχές

Η Pantone κατέληξε και φέτος στην απόχρωση που ταιριάζει στη χρονιά που έρχεται.
DO IT YOURSELF

4 στιλιστικές συνήθειες που καλό είναι να αποφεύγεις

Αν θέλεις να εξελίξεις το στιλ σου, τότε πρέπει να θυσιάσεις τα παρακάτω…
BEAUTY TIPS

3 αναπάντεχοι τρόποι να χρησιμοποιήσεις ένα φυσικό έλαιο

Βάλε για τα καλά στην ζωή σου ένα φυσικό έλαιο ομορφιάς!
ΔΙΑΤΡΟΦΗ

Το τρικ που θα σε βοηθήσει να κάνεις πιο έξυπνες διατροφικές επιλογές

O πιο απλός τρόπος να κερδίσεις πόντους... υγείας.